AI w administracji publicznej: agent przygotowuje, urzędnik decyduje
Agent AI w urzędzie czyta pisma i maile, przypisuje je do spraw i osób, przygotowuje projekty odpowiedzi i pilnuje terminów z KPA. Decyzję podejmuje i podpisuje urzędnik. Budujemy taki system, podłączamy go do poczty i rejestru spraw, których już używacie, i utrzymujemy go po uruchomieniu.
Co agent robi w urzędzie
- Rozdziela korespondencję: czyta pisma i maile, przypisuje je do spraw i prowadzących, oznacza pilne.
- Przygotowuje projekt odpowiedzi do sprawdzenia przez urzędnika.
- Zapisuje datę wpływu, liczy termin i przypomina o nim, zanim minie.
- Zostawia ślad każdej operacji: co przeczytał, co zaproponował i kto to zatwierdził.
Terminy z KPA liczone od dnia wpływu
Art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego każe załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego ma być załatwiona nie później niż w ciągu miesiąca, szczególnie skomplikowana w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, a odwołanie w ciągu miesiąca od dnia jego otrzymania.
Agent prowadzi te terminy dla każdej sprawy i wysyła przypomnienie prowadzącemu, więc nikt nie dowiaduje się o zaległości z ponaglenia.
Decyzja zostaje u urzędnika
Agent nie wydaje decyzji, nie podpisuje pism i niczego nie wysyła na zewnątrz bez zatwierdzenia. Przygotowuje projekt, a urzędnik go sprawdza, poprawia i podpisuje.
RODO przed pierwszym dniem
Przed startem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Agent ma dostęp tylko do skrzynek i rejestrów potrzebnych do zadania. Usługi AI, z których korzysta system, działają na warunkach dla firm, które zabraniają dostawcy trenowania modeli na przesłanych danych. Dostawcę wskazujemy w umowie.
Jak zaczynamy
Pół godziny rozmowy o tym, co zabiera Wam najwięcej czasu. Potem dostajecie na piśmie zakres, cenę wdrożenia i miesięcznego utrzymania, zanim cokolwiek zaczniemy budować.